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赣州市档案局赴杭州湖州对标对表学习考察报告

发布日期:2019-01-08 15:10  来源:市档案局;  发布部门:市档案局  字体:[ ]


 

根据《赣州市政府办公厅关于印发〈开展“拉高标杆争创一流”工作对标对表活动方案〉的通知》的要求,为推进忠诚型创新型担当型服务型过硬型政府机关建设,提升档案管理水平,根据浙江省档案局的推荐,12月17日至20日,李坚副局长带领学习考察组一行3人赴杭州市档案局(馆)、湖州市档案局(馆),开展数字档案馆建设、档案征集编研等方面的对标对表学习考察活动。现将学习考察情况汇报如下:

一、 档案馆及馆藏资源建设方面

(一)杭州市档案局(馆)概况

考察组于18日来到杭州市档案局(馆)学习考察,局(馆)长范飞热情地接待了考察组一行,并指示将毫无保留地分享成功经验。副局(馆)长朱荣兴,信息处处长梁凯,办公室副主任毛贤广与考察组召开座谈会,就相关业务深入交流学习。

杭州市档案局(馆)为副局级参公事业单位,内设办公室、业务指导处、宣传人事教育处、保管处、信息技术处、编研处、征集处等7个处室,下属杭州市档案事业服务中心为自收自支事业单位。档案馆占地6776平方米,建筑面积16000平方米,为综合性独立档案馆,于2002年建成。馆藏档案资料190万卷,53万件。目前,正在建设 5万平米的新档案馆。

(二)湖州市档案局(馆)概况

考察组一行于19日来到湖州市档案局(馆)参观学习,副局(馆)长马炼鸿、信息技术处处长顾仁娟、征集编研处副处长唐志攀向考察组一行详细介绍了湖州市档案局(馆)概况及档案工作情况。

湖州市档案局(馆)为正处级参公事业单位,内设办公室、监督指导处(法制处)、保管利用处(现行文件利用中心)、信息技术管理处(登记备份中心)、编研处等5个处室。档案馆设在市民中心,面积18000平方米,为综合性独立馆。馆藏档案55万卷,16万件,资料1.6万余册。

二、 数字档案馆建设方面

(一)杭州市数字档案馆现状

杭州市档案局(馆)信息化建设起步于2004年,2005年建设完成和开通数字档案馆。近日,国家档案局将对其创建国家级示范数字档案馆进行测评。

杭州市依靠自主研发的数字档案馆网络平台进行数字档案信息的传输、管理与利用。自2005年起,即要求立档单位的进馆档案完成数字化。目前,杭州市档案馆已完成馆藏存量档案60%的数字化,积极配合大数据局对涉及民生档案资料数据的整合工作,为“最多跑一次”提供服务。

(二)湖州市数字档案馆现状

湖州市信息化建设起步于2005年,第一期立项资金500万元,开始以零打碎敲地开发一些小软件,做一些数字化加工为主,走了不少弯路。经过多年探索及实践,以及向青岛市、上海市等地学习,最终以立项化管理,即将数字化加工、物联网技术、局域网管理整体立项包装,项目资金1569万元,分三年实施,由北京智库公司(原国家发改委下属事业单位)做方案报发改委批准立项,立项即有资金保障。

亮点一:智能馆库。项目投资1800万,建成目前全国唯一的一屏式的综合管理平台,包括了安全、可控、有针对性的实时利用、在线监控、定位查找、报警联动、远程控制、统计报表等管理和服务等功能,实现对本馆及所辖县(区)、立档单位馆藏资源进行全面管理,实现监、管、用一体化。

亮点二:电子公文归档。通过本局的网络进行接收,做到与县(区)联网联通,实现异地跨馆查询。

亮点三:自主研发数据保全系统。系统每天自动扫描存贮数据,确保馆藏数据万无一失。

亮点四:完成馆藏存量档案100%数字化加工。为保证数字化成果的质量,引入第三方质保机构进行质检。

三、 档案征集编研方面

(一)杭州市档案局(馆)这几年将档案征集编研工作纳入文化建设。

主要做法有1、连续12年,由杭州市档案局(馆)主办,摄影家协会协办“杭州印象摄影比赛”,为正在举办的“潮涌钱塘”杭州市庆祝改革开放40周年图片展提供强有力的资源保障。

2、制作口述声像档案。主要通过采访抗战老兵、业界名人,经过考证,以口述的方式,与高校历史系合作,建立口述声像档案。

3、积极接社会捐赠,丰富馆藏资源。通过从社会各界人士或部门手中征集遗落在民间实物、文物、纪实等档案资料,遵循合法性、自愿性、规范性原则,推荐进馆永久保管,并发放《捐赠证书》,签订《捐赠协议》,明确档案局(馆)具备使用权。

(二)湖州市档案局(馆)以全市中心工作为抓手,重点征集了与生态文明建设息息相关的图片9700多张,制作音视频15个G等档案资料;目前正在与市农办联合开展美丽乡村档案征集、湖州老字号档案征集和湖州名人档案征集工作。

四、 规范社会档案中介服务方面

(一)杭州市档案局(馆)先后印发《杭州市档案中介服务机构管理工作指导意见》和《关于加快我市档案服务业规范发展的若干意见》采取中介公司自愿到档案局备案、对中介公司进行评级管理、定期检查、定期培训等办法,提升中介公司经营能力,规范市场运作。

(二)湖州市档案局(馆)鼓励中介民营企业代管企业档案,如该市的安邦安保公司,原主要为银行提供金库安保服务,现建设一千多平方米库房,专为银行保管代管档案。

此次学习考察拓宽了视野,增进了友谊,提高了认识,对当前创新档案工作有了进一步的理解。下一步,将结合我市档案工作实际,积极推进学习成果运用到实践,推动我市在档案数字化建设方面高质量发展。

五、几点启示

 为将在浙江杭州和湖州学习考察的成果创造性地运用到具体工作实践中去,现谈谈对我们工作的几点启示:

(一)关于把控档案数字化工作质量的思考:

1、引入第三方质检机构。经过总结第一期数字化项目的经验,如何实现全程规范管理确保质量,是一个重要问题。围绕这个问题,通过这次学习考察,我们认为,在实践中应坚持三条原则:一是要狠抓档案资料前处理,严把档案案卷基础关;二是要狠抓文件扫描标准化操作,严把图像扫描质量关;三是要狠抓档案资料后处理,严把档案案卷还原关。据湖州市档案局信息技术处顾仁娟处长介绍,湖州局在筹建“国家示范数字档案馆”期间,引入第三方质检机构,对早期完成的数字化项目进行了一次全面检查、整改。在后续的数字化项目实施中,也安排专项资金,聘请第三方质检机构把握数据质量关,确保数据质量。

我局在开展数字化二期项目时,可考虑划出部分费用,聘请第三方质检机构,对档案数字化(二期)项目进行管理,包含进度督促,质量监督检查,安全监督检查,项目验收等工作,以提高数字化工作的质量。

2、民国档案数字化工作。民国档案因年代久、破损多,加之公文的格式排列和文字用语与现代公文有较大区别,如果做到档案修复与数字化加工同步进行,是最优化的一种方式。同时,对档案数字化公司有更高的要求。根据杭州、湖州市档案局民国档案数字化加工经验,招标时应注重公司资质,实力,尤其是公司是否承担过民国档案数字化加工尤为重要。此外,民国档案的目录著录可以考虑单列出来,或申请国家专项,聘请具备一定文化背景的专业人员先行开展著录工作。

(二)关于丰富馆藏资源,提高为民服务水平的思考

我局馆藏以机关单位文书档案为主,资源门类较单一,系统平台的利用率也不高。湖州档案局实现档案管理大数据模式,将利用率高的涉及民生的档案原件及数据统一接收进馆,一方面丰富馆藏,另一方面利用馆藏档案原始性的佐证作用化解各类纠纷。因此,为丰富档案管理系统平台资源,提升档案系统平台为民服务水平,建议积极将涉及民生的档案,如不动产登记、婚姻、社保、医保档案等,作为今后档案催收的重要内容。

(三)关于档案征集工作的思考

档案资源建设一直是档案事业发展的瓶颈,为丰富馆藏,改变馆藏结构单一,重文书轻专业档案的现状,结合这次外地学习考察的经验,我们建议:

1、在赣州名人档案征集方面,做一些尝试,凡是对赣州社会、经济、文化存在重要影响的名人,对其有价值的资料进行分类收集。根据杭州市档案局的经验,有条件还可以把征集工作延伸到海外。在接受捐赠的具体做法方面,可以明确捐赠程序,通过媒体向社会发布接受捐赠公告,将散存于民间和组织的珍贵实物、史料、照片、录音录像等纳入捐赠范围,遵循合法性、自愿性、规范性原则,对于具有重要保存价值且已被档案馆采用的,可以颁发《捐赠证书》,并与之签订《捐赠协议》,明确权利义务。此次考察,我们也带回了一些这方面的规范文字资料。

2、制作口述声像档案。这一块业务工作,目前我局还是空白。可以与高校电视台等合作,通过实地采访,以拍照、录音录像的方式,面对面倾听当事人亲口陈述发生在红色故事和客家先辈早期生产生活的情形。这一做法可以使馆藏结构单一的现状得到较大改善。

3、征集赣州“老字号”商户资料工作。为传承弘扬赣州“老字号”优秀文化,可以发文征集反映老字号商户变迁发展过程、传承人、发展特色、所获荣誉、珍贵老照片、老字号故事等史料。一经征集,可以向捐赠商户颁发《荣誉收藏证书》。这项工作,将真实记录赣州经济生活的方方面面。


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